KPIs para Desarrollo de Software y Servicios IT: los números de cada semana
Software factories, consultoras tecnológicas y agencias de desarrollo a medida. Combina proyectos llave en mano con líneas recurrentes de soporte, mantenimiento y modelos SaaS.
Abajo tienes los habituales. En la reunión semanal no hacen falta todos: elige entre 8 y 15 y pon un nombre al lado de cada uno.
Las software factories combinan proyecto llave en mano y líneas recurrentes. El MRR de los servicios de soporte y productos propios es la única parte predecible de unos ingresos que, sin él, dependen exclusivamente de vender el próximo proyecto.
Cómo dirigir la rentabilidad de una software factory
El negocio combina dos motores con lógicas opuestas: el proyecto llave en mano (margen por proyecto, utilización facturable) y el recurrente (MRR, churn, retención). El MRR de soporte, mantenimiento y producto propio es la única parte predecible de los ingresos y la que define el valor de la empresa; sin él, cada mes empieza en cero.
El ratio de horas junior vs. senior y el coste por hora de estructura explican el margen por proyecto. La repetición de proyecto con el mismo cliente es la señal de que la entrega genera confianza — y el mejor canal comercial.
Primer paso: calcula qué porcentaje de los ingresos del último trimestre fue recurrente. Por debajo del 20%, cada año fiscal es una startup nueva.
01 / Métricas
KPIs clave para Desarrollo de Software y Servicios IT
Indicadores prácticos con fórmula, responsable y la acción concreta para corregir desviaciones.
Top KPIs
Los KPIs más relevantes para Desarrollo de Software y Servicios IT
Monthly Recurring Revenue
MensualFórmula
MRR mide los ingresos recurrentes predecibles de las suscripciones activas en un mes. Excluye pagos únicos, overages y add-ons no recurrentes. Es la métrica más importante para la valoración y planificación de runway de un SaaS.
Si el crecimiento se estanca por debajo del objetivo, segmentar MRR por cohorte (nuevo, expansión, contracción, churn) para aislar la fuga. Un MRR de expansión inferior a 1.5x el MRR de churn indica un problema de retención, no de adquisición.
Tasa de Utilización Facturable (Billable Utilization)
SemanalFórmula
Porcentaje del tiempo del equipo que se factura a clientes. Por debajo del 65% se quema caja y por encima del 85% se quema equipo.
Si baja del 65%, revisar pipeline y asignación. Si supera el 85%, ajustar carga o contratar para evitar burnout.
CAC Payback Period en E-commerce
MensualFórmula
Tiempo que tarda un cliente en generar suficiente margen para recuperar el coste de adquisición. Es la métrica que determina si el negocio puede escalar: si el payback es eterno, escalar es perder dinero.
Si supera 12 meses, reducir CAC (pausar canales caros) o aumentar margen (subir AOV, mejorar retención). No escalar adquisición hasta que el payback baje de 9 meses.
Capacidad Remanente Vendible (Unsold Capacity)
SemanalFórmula
Horas del equipo no asignadas a proyectos confirmados. Mide capacidad ociosa y margen para crecer.
Si supera el 30%, activar captación o servicios a clientes existentes; si baja de 5%, contratar o rechazar proyectos.
Coste de Captación de Cuenta B2B (CAC B2B)
MensualFórmula
Coste de captar un nuevo cliente corporativo incluyendo todo el esfuerzo comercial.
Si supera el 20% del LTV anual, acortar el ciclo, automatizar prospección y priorizar referencias.
Todos los KPIs
Otros KPIs para Desarrollo de Software y Servicios IT
Coste por Hora de Estructura de Proyecto
MensualCoste fijo prorrateado por cada hora facturable. Mide eficiencia estructural.
Detalle KPI: Coste por Hora de Estructura de Proyecto →Desviación Presupuestaria por Proyecto (Scope Creep Cost)
SemanalPorcentaje en que el coste real supera el presupuesto. El scope creep es una causa principal de pérdida de margen en precio fijo.
Detalle KPI: Desviación Presupuestaria por Proyecto (Scope Creep Cost) →Días Promedio de Retraso en Aprobación de Entregables
SemanalTiempo medio que el cliente tarda en aprobar un entregable.
Detalle KPI: Días Promedio de Retraso en Aprobación de Entregables →Horas No Facturables por Tareas Administrativas
MensualPorcentaje de tiempo dedicado a tareas no facturables ni comerciales.
Detalle KPI: Horas No Facturables por Tareas Administrativas →LTV por Cliente Corporativo
MensualValor total que un cliente corporativo genera durante su relación con la agencia.
Detalle KPI: LTV por Cliente Corporativo →LTV Promedio a 12 Meses por Cohorte
MensualValor total que un cliente genera en 12 meses. Es la métrica que justifica el CAC: si el LTV no supera 3x el CAC, el negocio no es sostenible a escala.
Detalle KPI: LTV Promedio a 12 Meses por Cohorte →Margen Bruto por Cuenta / Cliente
MensualMargen bruto que deja cada cliente e identifica cuentas que facturan mucho pero destruyen margen.
Detalle KPI: Margen Bruto por Cuenta / Cliente →Margen de Contribución por Servicio / Práctica
MensualMargen que deja cada línea de servicio y cómo contribuye al mix global.
Detalle KPI: Margen de Contribución por Servicio / Práctica →Pipeline Value Ponderado por Consultor
SemanalValor del pipeline comercial ponderado por probabilidad de cierre.
Detalle KPI: Pipeline Value Ponderado por Consultor →Plazo Medio de Cobro de Hitos de Proyecto
MensualTiempo medio entre entrega de un hito y cobro efectivo.
Detalle KPI: Plazo Medio de Cobro de Hitos de Proyecto →Porcentaje de Propuestas Aceptadas sin Descuento
MensualPorcentaje de propuestas cerradas sin descuento. Mide el poder de pricing y la venta de valor.
Detalle KPI: Porcentaje de Propuestas Aceptadas sin Descuento →Porcentaje de Trabajos en Garantía / Repetición Gratuita
MensualPorcentaje de horas dedicadas a corregir o repetir entregables sin facturar.
Detalle KPI: Porcentaje de Trabajos en Garantía / Repetición Gratuita →Porcentaje de Tráfico Orgánico vs Pagado
SemanalPorcentaje de tráfico que llega sin coste publicitario directo (SEO, directo, referral, social orgánico). Una dependencia alta de tráfico pagado hace el negocio vulnerable a subidas de CPM.
Detalle KPI: Porcentaje de Tráfico Orgánico vs Pagado →Ratio de Crecimiento Net Revenue Retention (NRR B2B)
MensualMide si los clientes existentes gastan más, igual o menos con el tiempo.
Detalle KPI: Ratio de Crecimiento Net Revenue Retention (NRR B2B) →Ratio de Facturación por Consultor / FTE
MensualFacturación media generada por cada FTE, incluyendo tiempos no facturables.
Detalle KPI: Ratio de Facturación por Consultor / FTE →Ratio de Horas Júnior vs. Sénior Imputadas
MensualProporción de horas junior sobre senior en proyectos. Mide apalancamiento y riesgo de calidad.
Detalle KPI: Ratio de Horas Júnior vs. Sénior Imputadas →Ratio de Repetición de Proyecto (Repeat Business Rate)
MensualPorcentaje de clientes que encargan más de un proyecto.
Detalle KPI: Ratio de Repetición de Proyecto (Repeat Business Rate) →Ratio de Subcontratación sobre Facturación Total
MensualPorcentaje de facturación pagado a freelancers y proveedores externos.
Detalle KPI: Ratio de Subcontratación sobre Facturación Total →Rentabilidad por Tipología de Contrato (Precio Fijo vs Horas)
MensualMargen comparado entre precio fijo y horas. El primero tiene más potencial y más riesgo de scope creep.
Detalle KPI: Rentabilidad por Tipología de Contrato (Precio Fijo vs Horas) →Satisfacción tras Entrega (CSAT Proyecto)
MensualPorcentaje de clientes que evalúan el proyecto con 4 o 5 sobre 5 al finalizar.
Detalle KPI: Satisfacción tras Entrega (CSAT Proyecto) →Tarifa Horaria Media Realizada (Realized Hourly Rate)
MensualIngreso medio que genera cada hora facturada. Detecta descuentos, extras gratis y horas de precio fijo por debajo de coste.
Detalle KPI: Tarifa Horaria Media Realizada (Realized Hourly Rate) →Tasa de Cobro Anticipado / Hito Previo
MensualPorcentaje de facturación cobrada antes de entregar el hito.
Detalle KPI: Tasa de Cobro Anticipado / Hito Previo →Tasa de Conversión de Propuesta a Contrato
MensualPorcentaje de propuestas que se convierten en contrato. Mide qualifying y venta de valor.
Detalle KPI: Tasa de Conversión de Propuesta a Contrato →Tasa de Referencia de Clientes (Referral Rate B2B)
MensualPorcentaje de nuevos clientes que llegan por recomendación de clientes activos.
Detalle KPI: Tasa de Referencia de Clientes (Referral Rate B2B) →Tasa de Renovación de Retainers (Contratos de Cuota)
MensualPorcentaje de contratos de retainer que se renuevan al final del periodo.
Detalle KPI: Tasa de Renovación de Retainers (Contratos de Cuota) →Tasa de Retención de Suscripciones (D2C Subscription Churn)
MensualPorcentaje de suscriptores que cancelan su suscripción mensual. En modelos D2C con suscripción (cajas, consumibles, software), el churn es la métrica de vida o muerte.
Detalle KPI: Tasa de Retención de Suscripciones (D2C Subscription Churn) →Tasa de Rotación de Cuentas (Client Churn Rate)
MensualPorcentaje de clientes que dejan de trabajar con la agencia en un periodo.
Detalle KPI: Tasa de Rotación de Cuentas (Client Churn Rate) →Tiempo de Onboarding de Nuevo Cliente B2B
MensualTiempo entre la firma y el inicio real del trabajo.
Detalle KPI: Tiempo de Onboarding de Nuevo Cliente B2B →Tiempo Medio de Respuesta a Peticiones de Cliente
SemanalTiempo medio entre una petición del cliente y la respuesta de la agencia.
Detalle KPI: Tiempo Medio de Respuesta a Peticiones de Cliente →Tiempo Medio de Entrega por Hito (Milestone On-Time)
SemanalPorcentaje de hitos entregados en la fecha acordada. La puntualidad es la calidad más visible para el cliente.
Detalle KPI: Tiempo Medio de Entrega por Hito (Milestone On-Time) →Servicios para Desarrollo de Software y Servicios IT
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